Etikety a dokumentace k zásilce – co je třeba a na co nezapomenout

Úspěšné a rychlé odeslání zásilky vyžaduje správné vyplnění všech požadovaných dokumentů, etiket a štítků, které budou obsahovat informace v souladu s přepravními, klientskými i vládními požadavky.

Dokumentace – tuzemská zásilka

Tuzemská zásilka nevyžaduje natolik rozsáhlou dokumentaci jako mezinárodní zásilka. Nevyhnutným přepravním dokumentem je podací tiskopis a adresní štítek, který obsahuje následovní informace:

• adresu a kontakt zasílatele,
• hmotnost zásilky,
• adresu a kontakt adresáta,
• informace, zda se jedná o dobírku (včetně sumy),
• informace, zda se mají dokumenty vrátit spět od adresáta zasílateli.

Podací lístek České pošty navíc obsahuje:

• poštovní směrovací číslo podací počty,
• informace, zda se jedná o balík do rukou adresáta, nebo o balík doručený na poštu,
• dispozice odesílatele (uložit 3 dni, neukládat, ověřit údaje apod.).

Vzory adresních štítků České pošty:

Vzor adresního štítku 1

Vzor adresního štítku 2

Podací tiskopisy pro odeslání tuzemské zásilky můžete stáhnout z webové stránky České pošty – část Formuláře a tiskopisy.

Podací tiskopis v podobě poštovního podacího archu můžete vyplnit i odeslat elektronicky na webové stránce České pošty. Návod pro použití a podání elektronického podacího archu (ePA) je dostupní ke stažení na webové stránce České pošty. Balík tuzemské zásilky by měl kromě adresního štítku dále obsahovat nálepky, které blíže specifikují typ služby nebo dobírky, pokud se na zásilku vztahují. Nálepky můžete taky stáhnout na webové stránce České pošty.

Globální přepravní společnosti, jako například FedEx, DHL nebo UPS umožňují odeslání zásilky jednoduše online. Podací lístek se vyplní přímo na webové stránce přepravce. Fyzický balík musí na svém obalu obsahovat etiketu neboli adresní štítek s adresou, jménem a kontaktními údaji zasílatele i příjemce. FedEx, DHL a taky UPS mají své vlastní adresní etikety, které je potřebné umístit na obal zásilky. Všechny adresní štítky obsahují stejné informace a liší se jenom logem přepravce a vzhledem.

Při tuzemské zásilce nezapomeňte na manipulační značky na obale zásilky, jako například, neklopit, křehké, chránit před vlhkem apod. Manipulační značky však neslouží jako náhrada kvalitního obalu. Některé společnosti, jako například UPS, ve svých podmínkách uvádí, že speciální zacházení s balíky neposkytují. Nezapomeňte, že zásilka může obsahovat jenom jednu adresní etiketu. Přepravní štítek s adresami a kontaktními údaji UPS doporučuje umístit na vrchní stranu obalu, nikoli přes spoj nebo samolepící pásku. Všechny předešlé etikety nebo neaktuální adresní štítky musí být z obalu zásilky odstraněny, nebo výrazně přeškrtnuty. Přepravce UPS taky poskytuje odeslání zásilky s inteligentním štítkem. Inteligentní štítky je možné vygenerovat použitím aplikace UPSWorldShip, vytlačit a nalepit na obal zásilky. Slouží nejen na pohodlné a přesné doručení zásilky, ale také na sledování zásilky během transportu.

Dokumentace – mezinárodní zásilka

Mezinárodní zásilka vyžaduje rozsáhlou dokumentaci, zejména při odesílání do zemí podléhajícím clu. Konkrétní dokumenty se liší od typu tovaru, od země, do které se zasílá, a taky od země, z které se mezinárodní zásilka odesílá. Mezi nejčastěji požadované dokumenty k mezinárodní zásilce patří:

• Shipment Label (Sea Waybill/Air Waybill) – nákladní list neboli Shipment Label, musí obsahovat každá jedna mezinárodní zásilka. Sea Waybill (SWB) je potřebný při přepravě lodí a Air Waybill (AWB) při letadlové přepravě. Slouží jako transportní dokument vydán přepravcem. Uvádí vše detailní informace potřebné pro přepravu zásilky, jako například:
  • doručovací adresu,
  • jméno a kontaktní údaje adresáta,
  • informace a kontaktní údaje zasílatele,
  • typ přepravy (letadlem, lodí, nákladním vozidlem, vlakem, poštou, nebo kombinovaně),
  • referenční číslo zásilky,
  • kód pro sledování a identifikaci zásilky,
  • krajinu původu,
  • hmotnost a rozměry zásilky (v angloamerické měrné soustavě a taky v metrické soustavě),
  • speciální instrukce (Fragile, This Side Up, Use No Hooks, Keep Dry, Keep Away From Heat apod.) v anglickém jazyku a taky v místním jazyku místa doručení,
  • počet balíků/palet v zásilce a
  • etiketu mezinárodně uznávaných symbolů označujících nebezpečný materiál.
• Bill of Lading (B/L) – jedná se o důležitý transportační dokument, který slouží jako smlouva mezi přepravcem (například UPS) a dopravcem (například konkrétní leteckou společností). Obsahuje všechny informace pro doručení s instrukcemi pro přepravu. Kdokoliv, kdo je držitelem B/L, má nárok na náklad, nebo právo na převzetí nákladu. Každý přepravní společnost má vlastní B/L formulář, pro každý způsob přepravy.

Příklad, vzor B/L dokumentu od UPS.

• Standard Shipping Note (SSN) – je přepravní dokument, který poskytuje podrobné informace o obsahu zásilky dopravcům a přijímajícím orgánům. SSN lze použít pro všechny zásilky s výjimkou nebezpečného tovaru. Je vyžadován při zásilkách z a do Británie. Vzor SSN si můžete stáhnout v sekci souborů pro mezinárodní obchod na webové stránce BusinessInfo.co.uk.
• Commercial Invoice – faktura neboli účetní doklad o zásilce, který posílá prodejce nákupci. Tenhle dokument používají vlády pro výpočet výšky cla a jiných exportních poplatků. Pro úřady představuje primární dokument pro kontrolu exportu a importu. Obsahuje údaje o prodejci a nákupci včetně telefonického kontaktu, podmínek prodeje, důvod pro export, kompletní seznam a opis tovaru, krajinu původu, počet nebo objem a hmotnost zásilky, informace o doručení zásilky a ruční nebo elektronický podpis zasílatele. Dokument na vyplnění si můžete stáhnout na webové stránce ShipNorthAmerica.com.
• Certificate of Origin – dokument nebo vyhlášení o krajině původu exportovaného tovaru.
• (Export) Packing List – detailní seznam materiálů v každém balíku, krabici, paletě nebo kontejneru. Packing List obsahuje jednotkovou hmotnost zásilky, hrubou hmotnost zásilky a rozměry balíku nebo palety.
• Shippers Export Declaration (SED) – tento dokument používá vláda Spojených států na kontrolu exportu i pro účely oficiální statistiky.
• Export License – některé typy tovarů vyžadují udělení licence pro export. Licence představuje vládní svolení pro export specifického tovaru v povoleném množství do předem schválené zemi. Exportní licence může být požadována pro export jakéhokoliv typu zboží do vybraných krajin, nebo specifického typu zboží do specifických krajin. Může představovat celou sérii dokumentů:
  • Insurance Certificate,
  • Shipper´s Letter of Instruction,
  • Inspection Certificate,
  • Consular Invoice.
• Dock Receipt a Warehouse Receipt –doklad používán k přenosu odpovědnosti, když je exportována zásilka přesunuta domácím vnitrostátním přepravcem do přístavu pro nalodění, kde je ponechána k exportu v rukou mezinárodního přepravce.
• Destination Control Statement – prohlášení je uvedeno na obchodní faktuře, nákladním listu (Sea Waybill nebo Air Waybill) a dokumentu SED, aby oznámil dopravci a všem zúčastněným stranám, že daný tovar lze vyvážet pouze do určitých destinací.
• NAFTA Certificate – tento certifikát je vyžadován při obchodování s tovarem mezi členskými zeměmi NAFTA.

Globální přepravní společnosti, jako DHL, FedEx nebo UPS poskytují pro své klienty softwary pro elektronické zpracování přepravních štítků. Tzv. inteligentní štítky, jako například, RFID štítky představují typ elektronického štítku (AutoID), který je po zadání požadovaných údajů automaticky vygenerován softwarem přepravní společnosti. Unikátní kód elektronického přepravního štítku tak po jednoduchém skenování poskytne všechny potřebné informace o zásilce a doručení.

Z výše uvedené dokumentace k mezinárodní zásilce nejsou povinné všechny dokumenty. Počet požadovaných dokumentů se liší od krajiny, do které je zásilka importována. Máte několik možností, jak zjistit, které z nich budete muset před odesláním a převzetím mezinárodní zásilky předložit příslušným úřadům.

• • Instrukce k importu a úspěšnému doručení zásilky vám častokrát poskytne velvyslanectví nebo konzulát země, do které zásilku odesíláte.
  • Detailní seznam s instrukcemi pro leteckou přepravu do vybraných krajin je nepřetržitě aktualizován na Air Cargo Tariff Guidebook.
  • Na webových stránkách přepravců, úřadů, organizací a sdružení zabývajících se mezinárodním obchodem a přepravou, můžete najít informace o specifické dokumentaci k mezinárodní zásilce, která je běžně vyžadována při realizování mezinárodního obchodu a transportu tovaru. Například:
    • Undp.org,
    • KKFreight.com,
    • CargoFromChina.com,
    • InternationalShippingUSA.com,
    • Gov.UK International Trade Paperwork.

Přepravní dokumenty přilepte na obal zásilky ve vodotěsné obálce a text tisknete vodotěsným inkoustem. Značky a výstražní označení umístěte na třech stranách kontejneru nebo balíku, nejlépe nahoře a na přední a zadní straně. Manipulační a výstražní instrukce na obale zásilky uveďte i v jazyce místa doručení (zejména letiska, nebo přístavu), nejen v angličtině. Na obale zásilky zřetelně a čitelně uveďte vaše jméno, adresu a kontakt. Na obalu nesmí chybět jméno a adresa doručení, krajina původu, identifikační číslo balíku, jeho hmotnost a rozměry. Pokud se zásilka skládá z více balíku, v nákladním listě musí být uveden počet balíků zásilky. Každý přepravce má vlastní identifikační označení, v podobě nálepky, nebo samolepící pásky s logem, který můžete použít pro snadnou identifikaci na obalu zásilky.

DHL dokumentace pro mezinárodní zásilku

• • • Nákladový list DHL (Shipment Label – Sea Waybill/Air Waybill) – vyplňuje se elektronicky při objednání odeslání zásilky online na webové stránce MyDHL.DHL.com (návod na správné vyplnění nákladového listu DHL najdete na DHL.cz).
    • Instrukce k exportu nákladu (Export Cargo Shipping Instruction – ECSI).
    • Přepravní štítek (Standard Shipping Note – SSN).
    • Vývozní prohlášení (Export Declaration).
    • Komerční faktura (šablonu dokumentu můžete vyplnit v sekci celní dokumentace na DHL.cz).
    • Doklad o přijetí zásilky (Shipment Receipt).

DHL dokumentaci k mezinárodní zásilce v anglickém jazyce můžete stáhnout k vyplnění na WebShipping.DHL.com:
https://www.dhl.com/cz-cs/home/odeslat/preprava-zasilek-a-dokumentu.html

UPS dokumentace pro mezinárodní zásilku

• • • Přepravní štítek UPS nebo inteligentní štítek.
    • Sledovací štítek UPS Worldwide.
    • Obchodní faktura (při odesílání balíkové zásilky si připravte tři kopie).
    • Potvrzení o původu.

UPS poskytuje šest různých druhů přepravních štítku, které obsahují kombinaci informací z adresního štítku, sledovacího štítku a taky záznamu o odeslání zásilky, a to vše v jednom. Dostupné štítky si můžete detailně prohlédnout na webových stránkách UPS

FedEx dokumentace pro mezinárodní zásilku

• • • Letecký nákladní list (Air Waybill.
    • Rozšířený letecký nákladní list, který je možné použít pro všechny služby FedEx.
    • Obchodní faktura.
    • Celní dokumentace jednotlivých zemí.
    • Více detailních informací o Bill of Lading, International Barcode Label, NAFTA Certificate of Origin, Certificate of Origin, Electronic Export Information a Declared Value Shipment Form najdete na webových stránkách FedEx.com v sekci Labels Documentation Locations.

FedEx dokumentaci s kompletním návodem pro vyplnění v českém jazyce můžete spolu se vzory najít na FedEx.com/cz.